Jak opanować chaos w dniu ślubu?

Wiele spośród Was, drogie Panie, odwiedza nas od czasu do czasu, kiedy potrzebuje stylizacji i przedłużania rzęs na specjalną okazję. Co roku od mniej więcej maja obserwujemy znaczny wzrost ilości zapytań od kobiet, które chcą przedłużyć rzęsy na, chyba najbardziej wyjątkową z możliwych, okazję własnego ślubu.

Mając w pamięci, jak bardzo zestresowana przed ślubem bywa część z Was, postanowiliśmy poprosić Panią Katarzynę Gajek z agencji wedding plannerskiej Aspire o kilka porad, które pomogą Wam czerpać ze ślubu jak najwięcej radości i jak najmniej stresu. Pani Kasia ma ogromne doświadczenie w planowaniu i koordynowaniu ślubów oraz wesel. Współpracowała z najbardziej wymagającymi klientami, również tymi, których nazwiska znaleźć możecie na pierwszych stronach gazet. 🙂 Warto zapoznać się z jej radami! 

SZTUKA OPANOWYWANIA CHAOSU W DNIU ŚLUBU I WESELA

Wreszcie nadszedł długo oczekiwany dzień ślubu i wesela. Przed tobą kilkanaście emocjonujących godzin w towarzystwie rozentuzjazmowanych członków rodziny i przyjaciół. Dzień ślubu i wesela to przede wszystkim dzień radości i dobrej zabawy. Jeśli organizujesz ślub i wesele samodzielnie, to powinnaś ten dzień bardzo dobrze zaplanować. Pamiętaj – nie ma dubli!
Głównymi przyczynami bałaganu organizacyjnego podczas ślubu i wesela jest brak precyzyjnego planu przebiegu całego dnia, rozpisania ról poszczególnych osób, a także brak właściwej komunikacji czy też po prostu braku doświadczenia i wyobraźni.

Oczywiście nikt nikomu nie chce niczego popsuć w dniu ślubu i zasadniczo wszyscy chcą dobrze. Jeśli pojawiają się problemy, to dlatego że coś nie zostało domówione, uzgodnione. Znasz pewnie z opowieści lub filmów scenę: wszyscy biegają w popłochu, bo nikt nie wie, gdzie się podziały obrączki, albo: panna młoda załatwia w ostatniej chwili jakieś sprawy organizacyjne, trzymając telefon przy uchu, podczas gdy wizażystka próbuje zrobić ślubny makijaż, albo jak spóźniona para młoda „na sygnale” pędzi na własny ślub. Takie sytuacje nie muszą się zdarzyć. Wszystko da się zaplanować i przygotować tak, aby opowieść z dnia ślubu i wesela nie była opowieścią sensacyjną ani tragikomedią. Co zatem zrobić, żeby uniknąć nerwów i cieszyć się spokojnie tym dniem? Poniżej kilka rad i sugestii.

• Z czyjej pomocy skorzystać w kwestii koordynacji w dniu ślubu?

Przy samodzielnej organizacji najlepiej wybrać do pomocy osoby z grona najbliższych – rodzeństwo, świadków, rodziców. Na przestrzeni ostatnich lat rola świadków podczas ślubu i wesela ewoluowała. Dzisiaj nie mają oni przypisanych wielu obowiązków, a funkcja stała się raczej reprezentacyjna, dlatego można ich poprosić o pomoc w koordynacji. Nie zawsze jednak świadkowie lub inni bliscy mają możliwość wspierania koordynacji wydarzeń w szerszym zakresie, wtedy warto skorzystać z pomocy z zewnątrz. Ze strony lokalu lub miejsca, gdzie organizujesz swoją uroczystość, możesz liczyć na wsparcie menedżera obiektu w zakresie, który dotyczy samego miejsca wesela. Możesz zatrudnić niezależnego wedding plannera, który zajmie się wszystkim od a do z i zapewni ci w dniu wesela stuprocentowy komfort. Odciąży od wszystkich spraw organizacyjnych, abyś mogła przygotować się spokojnie zarówno do ślubu, jak i małżeństwa. Będzie reprezentował twoje interesy, nadzorował przygotowania, rozpocznie pracę z wyprzedzeniem, jako pierwszy przybędzie na miejsce ślubu i wesela i będzie tam dbać o wszystko do końca. Będzie twoim jedynym kontaktem ze wszystkimi zaangażowanymi w przygotowania stronami, co jest istotną korzyścią. Wszystkie sugestie i wskazówki będziesz przekazywać jednej osobie, a ona już zajmie się dystrybucją tych informacji do pozostałych osób zaangażowanych w organizację uroczystości. Od tego, które rozwiązanie wybierzesz, zależy jak powinnaś podzielić zadania. Im mniejszy komitet organizacyjny, tym lepiej. Ślub i wesele składa się bowiem z wielu istotnych detali i im mniej osób je wdraża, tym większa jest gwarancja dobrego efektu końcowego.
Zaplanuj więc wszystko z wyprzedzeniem i rozdysponuj zadania. Wykorzystaj obsługę lokalu. Nie zajmuj się samodzielnie sprawami, których realizację możesz zlecić komuś innemu. Na przykład nie ma sensu, abyś sama rozstawiała na stołach winietki z nazwiskami gości ˗ przekaż dokładną listę usadzenia uczestników przyjęcia wraz z winietkami, i innymi drukami ślubnymi do rozłożenia na stołach menedżerowi obiektu i zleć, aby to on i jego ekipa wykonali to zadanie.

• Kto i kiedy powinien przygotować harmonogram ślubu i wesela? Czy warto to w ogóle robić?

Od 13 lat organizuję śluby i wesela i scenariusz czy też harmonogram przebiegu uroczystości to według mnie absolutnie niezbędny dokument. Bez niego trudno uniknąć błędów. W przypadku uroczystości, które organizuję, scenariusz przygotowuję samodzielnie, ale oczywiście w porozumieniu z parą. To dokument, który zawiera opis całego dnia ślubu, począwszy od przygotowań, kończąc na tym, czym para młoda wróci do domu z wesela. Uwzględniam w nim ramy czasowe, miejsca, adresy, opisy poszczególnych czynności. Scenariusz zwykle podzielony jest na pięć kolejnych części: przygotowania, ślub, przyjęcie weselne, dodatkowe instrukcje i prośby od pary młodej. Po wypracowaniu ostatecznej wersji przebiegu dnia ślubu, przekazuję scenariusz wszystkim zaangażowanym stronom: fotografowi, operatorowi wideo, menedżerowi obiektu weselnego etc. Dokument staje się w tym momencie przewodnikiem i regulaminem obowiązującym wszystkie zaangażowanych w organizację uroczystości. W treść harmonogramu możesz wpisać wszystko, co uznasz za konieczne: czy życzysz sobie, by na powitanie śpiewano sto lat albo czy na torcie mają być race. Ustalasz i wpisujesz tam również godzinę gotowości każdego podwykonawcy.
Pamiętaj jednak, że impreza, choćby zaplanowana przez ciebie we wszystkich najdrobniejszych szczegółach, współtworzona jest także przez gości, których zachowań nie sposób przewidzieć. Dlatego plan powinien mieć charakter ramowy, prezentujący co powinno się dziać po kolei, jakie zdarzenia mają po sobie następować, z tolerancją czasową od pięciu do piętnastu minut w obie strony. Nie jesteś w stanie uwzględnić niespodzianek czy toastów gości ani zdarzeń losowych.

Większość szczegółów, decyzji i sugestii dobrzy podwykonawcy powinni chcieć uzyskać od ciebie jeszcze przed dniem wielkiego finału, tak aby obie strony miały poczucie, że wszystko idzie zgodnie z planem. Dzięki scenariuszowi unikniesz nieporozumień, niedociągnięć komunikacyjnych i wielu telefonów z różnymi dziwnymi pytaniami w dniu ślubu.

Finalna wersja scenariusza powinna być przygotowana, omówiona i zamknięta na 7 dni przed ślubem, bez możliwości wprowadzania zmian. Wprowadzenie każdej zmiany wymaga powiadomienia wszystkich zaangażowanych w organizację osób, wszyscy bowiem będą musieli ją uwzględnić. Jeśli wiele zmian zostanie wprowadzonych do scenariusza w ostatniej chwili, na pewno któryś z podwykonawców nie zdąży się do nich przygotować i nie wszystko pójdzie zgodnie z planem, szczególnie jeśli nad całością nie czuwa wedding planner.

• Jak skoordynować wszystkich podwykonawców?

W tygodniu przedślubnym zaaranżuj spotkanie organizacyjne w miejscu wesela, na którym obecność jest dla wszystkich zaangażowanych stron obowiązkowa. Porozmawiaj z każdym podwykonawcą i dostawcą. Zadbaj, by każda zaangażowana w organizację uroczystości firma lub osoba znała planowany przebieg dnia, zarówno przygotowań jak i uroczystości. Przekaż kontakty do siebie kluczowym podwykonawcom. Ważne jest na przykład, by dekorator miał kontakt z menedżerem obiektu, wówczas nie będziesz pytana o wiele spraw, które wykonawcy mogą załatwić pomiędzy sobą.
Pamiętaj, że możesz zatrudnić wedding plannera nawet na miesiąc przed ślubem.

• Jak poradzić sobie z kwiatami i prezentami, które goście wręczą przed kościołem?

To jeden z tych elementów, które trzeba zaplanować z wyprzedzeniem. Wyobraź sobie, że każdy ze stu zaproszonych gości wręczy ci prezent lub kwiaty. Co zrobić z tymi pięćdziesięcioma bukietami i pięćdziesięcioma pudełkami różnej wielkości? Ustal, na przykład ze świadkami, że kwiaty i prezenty przenoszą do wyznaczonych wcześniej dwóch lub trzech samochodów należących do bliskich. Następnie kwiaty i prezenty trafiają do wynajętego dla was apartamentu albo do domu.

Czasem kwiaty zawożone są bezpośrednio do miejsca, gdzie odbywać się będzie przyjęcie weselne. Wówczas dobrze poprosić obsługę wcześniej o przygotowanie wystarczającej liczby wazonów. Jeśli zamiast kwiatów zasugerowałaś gościom, że wolicie na przykład książki czy butelki wina, to zorganizuj specjalne pudła albo kosze, do których goście wkładać będę przyniesione upominki, o których zabranie poprosisz wybranych bliskich.
Jeśli wynajęłaś autokary lub busy, możesz poprosić o pomoc kierowców, którzy przeniosą kwiaty i prezenty, a następnie dostarczą je we wskazane miejsce. Jeśli spodziewasz się prezentów w postaci kopert z gotówką, zadbajcie o skarbonkę (card box), którą świadek będzie trzymał w trakcie życzeń. Dzięki temu pieniądze będą w jednym miejscu i nikt nie będzie musiał upychać ich po kieszeniach.

• Co powinnam mieć ze sobą przed wyjściem z domu?

Dzień wcześniej w pierwszej kolejności spakuj dowód osobisty, bez niego ślub się nie odbędzie. Następnie spakuj bibułki matujące do twarzy, przybornik z akcesoriami do szycia, nie zapomnij o agrafkach, parasol, butelkę wody niegazowanej, chusteczki do nosa, pióro lub długopis do podpisania aktu ślubu, dowody osobiste, obrączki, buty na zmianę, zapasowe rajstopy lub pończochy, lakier, dezodorant, szczotkę do włosów lub grzebień. Wydrukuj komplet dokumentów organizacyjnych (plan usadzenia gości, plan z informacjami, w których pokojach zakwaterowani są goście, scenariusz etc.). Przydadzą się również tabletki przeciwbólowe czy rozkurczowe typu no-spa.

To oczywiście lista orientacyjna, ale poparta moim wieloletnim doświadczeniem w organizowaniu ślubów i przyjęć weselnych. Do własnej możesz dopisać to, co sama uznasz za konieczne. Np. preparat na ukąszenia owadów, wachlarz czy szczoteczkę do zębów. Listę przygotuj przynajmniej na kilka dni przed ślubem. Im bliżej dnia ślubu, tym większe prawdopodobieństwo, że o czymś zapomnisz.

WAŻNE!

Postaraj się zamknąć większość spraw organizacyjnych najpóźniej do 3 dni przed ślubem, tak abyście mogli się nieco zrelaksować i wyspać.
Jeśli plan uroczystości zostanie nieznacznie zmodyfikowany, podejdź do tego spokojnie. Panny młode bardzo się stresują, denerwują i te nerwy udzielają się ich najbliższym. A to przecież twój wielki dzień, nie dopuść, by na przykład zbyt krótki dywan w kościele popsuł ci humor. Najważniejsze co będzie między Wami, skup się na emocjach, które będą pomiędzy Tobą, a narzeczonym. Na resztę już nie będziesz mieć wpływu. Co mogłaś to do dnia ślubu zrobiłaś, ciesz się chwilą bo dzień ślubu naprawdę parom młodym mija bardzo szybko.

Katarzyna Gajek

Jest jedną z najlepszych konsultantek ślubnych w Polsce. Zorganizowała śluby takich gwiazd jak: jak m.in: Małgorzata Kożuchowska, Marta Żmuda-Trzebiatowska, Katarzyna Zielińska, Beata Linde – Lubaszenko, Lucas Podolski, czy Jakub Rzeźniczak. Właścicielka agencji weddingowej Aspire – jednej z najbardziej doświadczonych w kraju. Ma na swoim koncie organizację ponad 330 ślubno-weselnych wydarzeń, co czyni z niej prawdziwą ekspertkę, chętnie zapraszaną przez media. Autorka dwóch poradników o tematyce ślubnej. “Ślub Doskonały” pojawił się na rynku w 2017: http://ksiegarnia.zwierciadlo.pl/slub-doskonaly.html

Strona www agencji Aspire: www.aspire.pl
Instagram Aspire: @wedding_planners_poland
Instagram Pani Kasi: @katarzyna.gajek_weddingplanner